E-Mail Profile (Menüpunkt 9.7.2)
Pro Benutzer können verschiedene E-Mail Profile angelegt werden.
Profil
Nummer des angelegten E-Mail Profils
E-Mail Profil-Bezeichnung
Sprechender Name für das angelegte Profil
Beispiel: E-Mails an KLR Absender Controlling
Bereich
E-Mail-Einstellungen können global oder für einzelne Bereiche separat angelegt werden.
Die Anlage eines einzelnen Bereiches hat immer Vorrang vor dem Default "Alle".
Nr | Wert | Beschreibung |
0 | Alle | Dies ist die Default Einstellung für alle Bereiche, die nicht separat angelegt wurden. Hier stellen Sie ein, wer grundsätzlich Absender oder (Test)-Empfänger einer E-Mail ist. |
1 | IKS | Hier können Sie die Absender-Adressen der E-Mails definieren, die Sie aus Menüpunkt 9.6.0 erzeugen. Wird eine BCC Adresse eingetragen, so hat das nichts mit der Sicherheits-E-Mail innerhalb des Programmes zu tun. Die Felder 'Mandant' und 'Benutzer' sind deaktiviert. |
2 | Logger | Der Logger von FibuNet zeichnet die Fehler auf. Damit er E-Mails versenden kann, muss in der Datei 'FibuNet.INI' im Bereich '[FNServerLogger]' der Eintrag 'MailSeverity <> 0' stehen. Abweichend von den anderen Bereichen schickt der Logger die E-Mail an den eingetragenen (Test)-Empfänger. Die Felder 'Mandant' und 'Benutzer' sind deaktiviert. E-Mailbenachrichtigung bei Fehlern von CAMT-Importen. |
3 | Mahnung | Möchten Sie für Mahnungen eine eigene Absender-Adresse eintragen oder eine Blind-Kopie der E-Mail zum Beispiel an den Buchführungsmandanten versenden, so können Sie dies in den unten stehenden Feldern eintragen. Das Mahnarchiv können Sie über Menüpunkt 6.1.6.4 einsehen. |
4 | Zahlungsavis | Zahlungsavise können über die Menüpunkte 6.1.5.3/6.2.5.3/6.2.6.1 erstellt werden. Eine BCC dieser Avise ist nicht mehr nötig: über die Menüpunkte 6.1.1/6.2.1 können Sie diese jederzeit beauskunften. |
5 | SEPA-Mandat | Mandate drucken Sie über die Menüpunkt 6.1.5.7/6.2.5.7. Für den E-Mail Versand dieser Daten können Sie ein gesondertes Profil anlegen, um zum Beispiel eine Kopie an Ihre eigene Buchhaltung zu versenden. |
6 | Skontobrief | Skontobriefe drucken Sie über die Menüpunkt 6.1.7ff. Für den E-Mail Versand dieser Daten können Sie ein gesondertes Profil anlegen, um zum Beispiel eine Kopie an Ihre eigene Buchhaltung zu versenden. |
7 | Allg.Berichte | Berichte wie Saldenlisten, OP-Listen, KLR-Berichte etc. werden immer über die sogenannte 'MAPI', die E-Mail Anbindung der Arbeitsstation, an der gearbeitet wird, versendet. Als MAPI-Client dient z.B. Outlook. Ein Versand über die SMTP Verbindung (direkt über den E-Mail Server) ist nicht möglich. Deshalb sind die Felder im zweiten Register deaktiviert. |
8 | Debitoren Zahlungsavis | Diese Einstellung übersteuert die Einstellung in Nr. 4 Zahlungsavis. Bei Erzeugung einer Massen E-Mail kann für Debitoren Avise hier z.B. eine eigene Einstellung für Absender oder Empfänger eingestellt werden. |
9 | Kreditoren Zahlungsavis | Diese Einstellung übersteuert die Einstellung in Nr. 4 Zahlungsavis. Bei Erzeugung einer Massen E-Mail kann für Kreditoren Avise hier z.B. eine eigene Einstellung für Absender oder Empfänger eingestellt werden. |
Absenderadresse
Adresse des E-Mail-Absenders
Empfänger
Adresse des E-Mail-Absenders
Kopie senden an
Diese E-Mail Adresse wird in das Feld BCC eingetragen
Sie dient zum Testen der E-Mail-Verbindung und zum Sichern der versendeten E-Mails
Mandant
Einschränkung der Einstellung auf einen ausgewählten Mandanten
Diese Option können Sie nicht wählen, wenn die Bereiche 'IKS' oder 'Logger' ausgewählt wurden.
Beispiel für die Nutzung: Kopie der Mahnläufe (BCC) an den Auftraggeber für das Buchführungsmandat senden.
Benutzer
Einschränkung der eingestellten E-Mail Einstellung auf einen Benutzer
Diese Option können Sie nicht wählen, wenn die Bereiche 'IKS' oder 'Logger' ausgewählt wurden.
E-Mail Provider
Vorgabewert = 0
Wert | Bezeichnung | Erläuterung |
0 | SMTP | Der E-Mail Versand erfolgt über SMTP. |
1 | MAPI | Der E-Mail Versand erfolgt über MAPI. |
2 | Office 365 | Der E-Mail Versand erfolgt über Office 365. |
Protokollierung
Vorgabe = Nein
Dieses Feld ist nicht aktiv, wenn im Feld 'E-Mail Provider' "1" - 'MAPI' ausgewählt ist
Wert | Erläuterung |
Ja | Jede einzelne E-Mail wird in die Datenbank geschrieben. Diese versucht die E-Mail zu versenden - es gibt bis zu drei Versuche. In der Datenbank kann man nachsehen, wann, welche E-Mail an wen versendet wurde. Nachteil: die Protokollierung ist sehr zeitaufwändig. |
Nein | Es erfolgt keine Protokollierung der E-Mail. |
Wenn Sie das Feld 'MAPI-Mail' auf "Ja" gestellt haben, können Sie die Versendung der E-Mails in Ihrer E-Mail Anwendung (z.B. Outlook) nachlesen.
Organisation
E-Mail interne Information zur Identifizierung
HTML Versand erlauben
Vorgabe = Nein
Wert | Erläuterung |
Ja | Die E-Mail wird im HTML-Format erstellt. |
Nein | Die E-Mail wird nicht im HTML-Format erstellt. |
SMTP Server
Host
Rechner, auf dem der E-Mail-Server läuft
Port
TCP-Port für den E-Mail Server
Standard: 25
Timeout
maximale Zeitspanne für den Verbindungsaufbau in ms.
Kommt keine Verbindung innerhalb dieser Zeit zu Stande, wird ein Fehler ausgegeben.
Beispiel: 5000
Authentifizierung
Vorgabe = 1 = unverschlüsselt
Soll die E-Mail die Information mitgeben, dass es sich um eine E-Mail aus dem FibuNet-Programm handelt, also soll die E-Mail sich authentisieren, damit der Empfänger sie authentifizieren kann?
Nr | Wert | Beschreibung |
0 | Keine | Die E-Mail soll keine Authentifizierung mitführen. |
1 | unverschlüsselt | Die E-Mail soll sich authentisieren. Die E-Mail soll unverschlüsselt gesendet werden. |
2 | SSL/TLS | Die E-Mail soll sich authentisieren. Die E-Mail soll verschlüsselt versendet werden. |
Start TLS
Vorgabe = Nein
Dieses Feld ist nur aktiv, wenn Feld 'Authentifizierung' = 2 ist.
Verschlüsselungsprotokoll zur sicheren Datenübertragung nutzen (früher auch SSL) durch ein Zertifikat.
Der Vorteil des TLS-Protokolls ist die Möglichkeit, jedes höhere Protokoll auf Basis des TLS-Protokolls zu implementieren. Damit ist eine Unabhängigkeit von Anwendungen und Systemen gewährleistet.
Wert | Erläuterung |
Ja | Die Daten werden verschlüsselt. Der Vorteil des TLS-Protokolls ist die Möglichkeit, jedes höhere Protokoll auf Basis des TLS-Protokolls zu implementieren. Damit ist eine Unabhängigkeit von Anwendungen und Systemen gewährleistet. Der Nachteil der TLS-verschlüsselten Übertragung besteht darin, dass der Verbindungsaufbau auf Serverseite rechenintensiv und deshalb langsamer ist. Die Verschlüsselung selbst beansprucht je nach verwendetem Algorithmus nur wenig Rechenzeit. |
Nein | Die Daten bleiben unverschlüsselt. |
SMTP Benutzer
Anmeldename am SMTP Server
Diese Information erhalten Sie von Ihrem Systemadministrator
MAPI Dialog anzeigen
Vorgabe = Ja
Dieses Feld ist nur aktiv, wenn im Feld 'E-Mail Provider' "1" - 'MAPI' ausgewählt ist
Client Id
Eingabe der Client Id des Office 365 Accounts.
Dieses Feld ist nur aktiv, wenn im Feld 'E-Mail Provider' "2" - 'Office 365' ausgewählt ist
Client Secret
Eingabe des Client Secret des Office 365 Accounts.
Dieses Feld ist nur aktiv, wenn im Feld 'E-Mail Provider' "2" - 'Office 365' ausgewählt ist
Schaltflächen
Schaltfläche | Erläuterung |
Änderungen | Listet im Fenster Änderungs-Protokoll (7) sämtliche im Menüpunkt 9.7.2 getätigten Änderungen auf. |
Testen | Versenden einer E-Mail von der 'Absender-Adresse' an den 'Empfänger'. Wird der Button betätigt, so erscheint ein kleines Eingabefenster, in dem die Empfängeradresse bereits vorgeschlagen wird. Wurde die E-Mail erfolgreich abgeschickt, erscheint am Bildschirm die Meldung "Die Test E-Mail ist erfolgreich verschickt worden". Es können aber auch Fehlermeldungen erscheinen, die auf eine falsche Verbindung hindeuten: "Socket Error # 11001. Host not found" -> falscher Host; "Socket Error # 10061 Connection refused." -> falscher Port. |
Passwort | Passwort für den SMTP Benutzer (beim Systemadministrator erfragen) |
Löschen | Löscht nach bestätigter Nachfrage das aktuelle E-Mail Profil |
Druckt alle Feldinhalte in ein Stammdatenformular im Berichtsdesigner | |
OK | Speichert alle Angaben |
Abbrechen / Beenden | Verlassen des Menüpunktes ohne Speichern |
Der E-Mail-Versand mittels eines Standard-E-Mail-Clients
Mit einem Standard-E-Mail-Client (z.B. Microsoft Outlook) können alle Berichte versendet werden.
Der komplette Bericht, oder nur ein Teil des Berichts (eine Seitenauswahl), wird in ein PDF-Dokument überführt und als Anhang an die E-Mail gehängt.
Der E-Mail Text wird von FibuNet generiert.
Als Abschluss wird die Signatur in den Bodytext geschrieben.
Der Benutzer muss nur noch die Empfängeradresse eintragen. Fertig.
Besonderheit beim E-Mail-Versand mittels eines Standard-E-Mail-Clients
Beim Mahndruck ist die aktuelle Seite der Berichtsvorschau die Basis für die Seitenauswahl. Beim Standard-E-Mail-Client werden nur KOMPLETTE Mahnungen in das PDF-Dokument überführt.
Daher können mit dem Standard-E-Mail-Client keine einzelnen Textteile versendet werden (es gibt keine Seitenauswahl).
Das heißt, wenn die Mahnung aus mehreren Seiten besteht, werden alle Seiten in eine PDF-Datei gepackt und als Anhang an die E-Mail gebunden.
Ist in den Debitor-Stammdaten eine E-Mail-Adresse hinterlegt, wird diese E-Mail-Adresse automatisch als Empfänger (im Feld 'An...') in der E-Mail eingetragen.
Möchten Sie individuelle Dateinamen für den E-Mail-Anhang haben, so lesen Sie die Einrichtung bitte hier nach.